Bei der Anschaffung einer Kuvertiermaschine stellen sich Käufer viele Fragen. Eine der verzwicktesten Fragen ist oft: Was muss die Software meiner Kuvertiermaschine können? Es wird mit vielen Begriffen und Abbreviationen umhergeworfen, ohne dass die Vor- und Nachteile erklärt werden. Welche Software-Lösungen für Ihre nächste Kuvertiermaschine verfügbar sind, welchen Nutzen sie haben und welche Optionen für Sie Sinn ergeben, erklären wir Ihnen im folgenden Artikel.
Überblick und Standardsoftware
Im Dschungel der Abkürzungen und Fachwörter ist es einfach, sich zu verlieren. Daher ist es wichtig zu wissen, dass jede Kuvertiermaschine mit einer Standardsoftware ausgeliefert wird und ohne Software-Upgrades nutzbar ist. Die Standardsoftware ermöglicht Ihnen alles, was Sie für eine erfolgreiche Bedienung der Kuvertiermaschine benötigen. Dazu gehören die Auswahl und Einstellung verschiedener Jobs, sowie die Auswahl der Falz-Art und die Erstellung verschiedener Benutzerprofile. Des Weiteren sind auch Komfort-Features wie automatische Dokumenten- und Umschlagvermessung bei den meisten Modellen in der Standardsoftware enthalten.
Speicherbare Kuvertieraufträge – Jobs erstellen und nutzen
Ein Job ist die genaue Betriebsanweisung für Ihre Kuvertiermaschine. Mit speicherbaren Jobs legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Kuvertiermaschine die Blätter falzen soll, wie oft sie aus der jeweiligen Zuführung einziehen und welche Falz-Art verwendet werden soll. Haben Sie einmal einen Job gespeichert, können Sie ihn immer wieder verwenden und sparen sich so die Zeit der manuellen Job-Eingabe.
Allgemein kann man festhalten, dass Sie Jobs komfortabel über den Touchscreen Ihrer Kuvertiermaschine einstellen können und dank intuitiver Benutzeroberfläche auch ohne Fachmann wunderbar zurechtkommen.
Erhöhte Kuvertiergeschwindigkeit und Laufleistung durch Softwareupgrade
Bei der DS-64i von Quadient besteht die Möglichkeit, mehr Leistung und zusätzliche Funktionen durch ein kostenpflichtiges Update des Herstellers freischalten zu lassen. Dies kann von großem Vorteil sein, wenn bisherige Kapazitäten überstiegen wurden, eine Neuanschaffung aber noch nicht gerechtfertigt ist.
Automatische Jobeinstellung – Load ’n Go
Die Load ’n Go-Technik ermöglicht es, neues Postgut, jeweils eine Seite pro Zuführung, in die Kuvertiermaschine einzulegen. Diese vermisst dann automatisch das Postgut und die eingelegten Kuverts, anschließend wählt sie eine geeignete Falzart aus. Die Kuvertiermaschine erstellt aus den erfassten Informationen einen Job, welchen Sie später nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Beispielsweise können Sie die Anzahl der eingezogenen Dokumente pro Zuführung anpassen. Diesen voreingestellten Job können Sie jederzeit erneut ausführen.
Eine Kuvertiermaschine, die mit Load ’n Go oder ähnlichen Jobassistenten ausgestattet ist, kann auch von Personal gesteuert werden, welches sich nicht intensiv mit der Maschine auseinandergesetzt hat. Gerade bei oft wechselnden, aber nicht sonderlich komplexen Sendungen ist die Load ’n Go Technik eine große Erleichterung, da Sie einfach die Joberstellung starten und „Automatisch“ auf dem Touchscreen auswählen können.
CIS-Lesung & OMR-Codes
CIS steht für „Contact Image Sensor“, also Kontaktbild-Sensor. Ein CIS ermöglicht Ihrer Kuvertiermaschine bestimmte Codes direkt vom Postgut selbst abzulesen. Je nach verwendetem Code ist es der Kuvertiermaschine möglich, Postgut, für das normalerweise mehrere verschiedene Jobs vonnöten wären, reibungslos in einem Kuvertiervorgang zu verarbeiten. Dies ist besonders bei umfangreicheren Sendungen unabdingbar.
Um ein erhöhtes Level an Sicherheit zu gewährleisten, gibt es die sogenannte Sequenzkontrolle. Hierbei wird ein Strichcode auf das Postgut aufgebracht. Der Strichcode stellt ein aufsteigendes Zahlensystem dar. Dank dieser Sequenzkontrolle wird vor dem Falz- und Kuvertiervorgang sichergestellt, dass alle Seiten in der richtigen Reihenfolge vorhanden sind.
Es gibt verschiedene Arten von Codes, die hierbei von der Maschine gelesen werden können. Dabei bietet jeder OMR-Code andere Vor- und Nachteile und ist für unterschiedliche Anwendungen geeignet. Als Faustformel lässt sich festhalten, dass OMR-Lesungen vor allem bei mehrseitigen Sendungen sowie bei sensiblem Postgut wie Lohnabrechnungen sinnvoll sind.
Output-Management-Systeme
Output-Management-Systeme (OMS) werden vor allem bei großen Postvolumen benötigt, die sowohl digitale Medien als auch Printmedien beinhalten. Mit einem OMS kann in größeren Unternehmen der digitale und analoge Postausgang gemeinsam besser strukturiert werden. Fehler- und Datenschutzbedenken können dabei eliminiert werden. Damit Ihr Output-Management-System optimal funktioniert, ist es jedoch empfehlenswert CIS-Codes zu verwenden, damit nicht ständig und überall händisch nachgehalten werden muss, welche physische Post bereits versendet wurde.
