Sie sehen sich schon da stehen: Die neue Kuvertiermaschine wurde geliefert, Sie haben sie am vorgesehenen Platz aufgebaut, es riecht nach frischem Verpackungsmaterial. Der Stromanschluss ist eingesteckt und der Bedienbildschirm erwacht zum Leben. Sie haben Umschläge. Sie haben Post. Doch Sie haben keine Ahnung, wie Sie dieses Gerät dazu bringen, Ihre Post zu verpacken. Joberstellung? Wie soll das gehen?
Wie sagen Sie Ihrer Kuvertiermaschine, was genau sie machen soll? Damit Sie nicht die ganze Anleitung vorher durchpauken müssen, stellen wir Ihnen hier die wichtigsten Hinweise zur Bedienung und Joberstellung vor.
Was ist ein „Job“?
Ein zentraler Eintrag im Kuvertiermaschinen-Lexikon ist der Begriff „Job“. Damit ist der Arbeitsauftrag gemeint, der alle Angaben zu einem Kuvertiervorgang enthält. Sie als Bediener geben der Maschine diese Informationen. Die Eingabe erfolgt direkt an der Maschine.
Ein Job lässt sich auf der Kuvertiermaschine speichern. So müssen Sie nicht vor jedem Kuvertiervorgang alle Angaben erneut machen. Stattdessen geben Sie zu einem bestimmten Briefsendungstyp einmalig alle Kuvertierbefehle ein, speichern den Job und können von da an immer auf diesen Kuvertierjob zugreifen.
Sendungstypen, die immer die gleiche Zusammenstellung haben, können so effektiv bearbeitet werden. Die Maschine merkt sich dann z.B., wie sie Ihre Rechnungen eintüten soll, wie Ihre Standard-Werbesendung auszusehen hat oder wie die Abrechnungen für Ihre Mitarbeiter gefaltet werden müssen.
Welche Job-Optionen gibt es?
Ein Job besteht aus einer Vielzahl an Angaben und Konfigurierungsmöglichkeiten. Bei der Joberstellung gibt es viele unterschiedliche Optionen:
- Dokumenttyp
- Falzart
- Kuverttyp
- Verschließfunktion
- Auswahl der Zuführungen
- Anzahl der einzuziehenden Dokumente
- Zuführungsverknüpfung
- Einzug von Rückumschlägen / Beilagen
- Adressposition
- Doppelblattkontrolle (DBK)
- Stapelzähler
- ggf. OME-Lesungseingaben
Bedienoberfläche und Benutzerfreundlichkeit
Diese lange Liste an möglichen Optionen kann schon mal überfordern. Aber keine Sorge, die Software der Kuvertiermaschine führt Sie bei der Joberstellung Schritt für Schritt durch die einzelnen Auswahlmöglichkeiten.
Moderne Maschinen des Herstellers Quadient bedienen Sie über einen Touchscreen, der wie ein Tablet funktioniert. Hier wird die Maschine mit Ihren Zuführungen und Ausgaben als interaktives Bild angezeigt, die Brief- und Umschlagformate werden symbolisch dargestellt und hilfreiche Hinweise sind beim passenden Einstellungsschritt einsehbar.
Jobs erstellen
Wenn Sie einen neuen Job hinzufügen, haben Sie die Wahl zwischen zwei verschiedenen Modi: der automatischen oder der manuellen Joberstellung.
Automatische Joberstellung
Bei der automatischen Joberstellung macht die Maschine Ihnen einen Vorschlag für die passenden Einstellungen. Dazu legen Sie Umschläge und Post in die Zuführungen ein und lassen die Maschine eine Testbriefsendung kuvertieren. Die Maschine zieht standardmäßig aus jeder Zufuhr ein Blatt ein und entscheidet selbst über die Kuvertieroptionen. Ist das Ergebnis nach Ihrer Zufriedenheit, können Sie den Job starten und für später speichern.
Der Vorschlag der automatischen Joberstellung ist allerdings nicht in Stein gemeißelt. Sie können auch noch ganz nach Belieben nachjustieren, bevor Sie den Job starten und Ihr gesamtes Kontingent kuvertieren lassen.
Manuelle Joberstellung
Was Sie bei der automatischen Joberstellung nur im Nachhinein verändern können, wählen Sie bei der manuellen Variante bereits vor der Testbriefsendung selbst aus. Da die Maschine bei einem automatischen Job immer nur ein Blatt pro Zuführung einzieht, bietet sich die manuelle Joberstellung besonders bei mehrseitigen Briefsendungen an. Auch für Sendungen, die Dokumente, Flyer und andere Beilagen kombinieren oder bei denen eine ganz bestimmte Falttechnik gewünscht ist, planen Sie am besten einen manuellen Job.
Die benutzerfreundliche Software führt Sie durch die vier Schritte der manuellen Joberstellung:
Schritt 1: Briefeingaben
Im ersten Schritt legen Sie alle Angaben rund um Umschläge und Postseiten fest. Sie wählen erst das Kuvertformat. Dann geht es um die Dokumente: Welches Format haben diese? Wie viele sollen aus welcher Zuführung entnommen werden? Anschließend wählen Sie mögliche Beilagen z.B. Rückumschläge.
Schritt 2: Falzeingaben
Als nächstes wählen Sie aus mehreren Falzarten eine geeignete aus. Auf dem Touchscreen können Sie anhand der Zeichnungen die verschiedenen Falttechniken intuitiv erkennen. Die Kuvertiermaschine schlägt Ihnen basierend auf Ihren Eingaben aus dem ersten Schritt den logischsten Falztyp vor. Ihnen steht es aber natürlich frei, auch eine andere Falzart auszuwählen.
Schritt 3: Ausgangseinstellungen
Im vorletzten Schritt wählen Sie die Kuvertausgabe. Sie haben hier außerdem die Möglichkeit auf die erweiterten Einstellungen zuzugreifen, um noch an einigen Spezialschrauben zu drehen.
Schritt 4: Job-Übersicht
Bevor Sie die Jobdefinition endgültig abschließen, werden Sie auf einen Übersichtsbildschirm weitergeleitet. Hier können Sie nochmal alle Ihre Einstellungen überprüfen und die Optionen für die Zuführungen verändern. Die Dokumente können via Touchscreen zwischen den Zuführungen hin und her gewechselt werden.
Es können zwei Zuführungen verbunden werden, sodass wenn während des Kuvertiervorgangs die erste Zufuhr leer ist, direkt die zweite angesteuert wird. Außerdem finden Sie hier die Zählereinstellungen. Mit dieser Option regulieren Sie die Anzahl der kuvertierten Briefsendungen.
Jobeinstellung abschließen
Nachdem Sie sich durch die vier Schritte getippt haben, können Sie nun auch für den manuellen Job eine Testbriefsendung kuvertieren lassen. Anschließend speichern Sie den Job und können den Kuvertiervorgang starten.
Vorhandene Jobs verwenden und anpassen
Wenn Sie Ihre neue Kuvertiermaschine einige Zeit betrieben und fleißig verschiedene Jobs eingegeben haben, hat sich im Idealfall eine stolzes Arsenal an Jobs angesammelt. Auf der Startseite Ihrer Kuvertiermaschine, der Job-Liste, werden Ihnen alle angezeigt. Für die Übersichtlichkeit dieser Liste können Sie selbst sorgen, indem Sie den Jobs eindeutige Namen geben.
Wählen Sie nun einen bereits erstellten Job aus, gelangen Sie zu der Job-Übersicht. Hier sehen Sie wieder alle voreingestellten Parameter und können akut nachjustieren. Auf der Anzeige sieht man auch, wie die Dokumente einzufüllen sind, sodass auch Kuvertiermaschinen-Laien den Job problemlos in Gang setzen können.
